員工手冊實用有效？必須民主、合法、公示
文＼趙薇薇
北京岳成律師事務所上海分所律師
在勞動仲裁或勞動爭議訴訟案件中，勞動者與用人單位關于解除勞動合同是否合法，用人單位是否需要支付賠償金的爭議，是所占比重較大的類型。用人單位依據“員工手冊”與員工解除了勞動合同，“員工手冊”是否合法有效，是否為員工所知悉，對員工是否具有約束力，成為爭議的焦點。
那么，為了建立和諧的勞資關系，避免糾紛，減少爭議，制定一份合法、合規、實用、具有法律效力的“員工手冊”，對用人單位來說，尤為重要。
首先，明確“員工手冊”制定的主體與規范的客體。
《勞動法》第四條規定：用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。《勞動合同法》第四條也做了相同規定。因此,“員工手冊”制定主體應當是《勞動法》、《勞動合同法》意義上 的用人單位，而不能是用人單位所屬的勞動人事或者其他行使管理職能的機構或部門。
“員工手冊”約束的是全體員工，既包括基層員工、普通勞動者，也包括領導層、高管層，不應有不受約束的崗位或個人。
其次，制定“員工手冊”要遵循三原則。
《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋 ( 一 )》第十九規定：用人單位根據《勞動法》 第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。此條規定指出了“員工手冊”制定的三原則：
1、“員工手冊”制定的程序要合法，即通過民主程序制定。
《勞動合同法》第四條規定：用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全 衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。
因此，經過民主、公開、公平的程序制定的“員工手冊”才合法。沒有建立工會的用人單位，要通過召開職工代表大會或者全體職工大會的方式，將相關內容交由職工討論、完善后通過，并做出會議記錄，出席的人員也要簽名，嚴格履行民主的制定程序。
2、“員工手冊”的內容要合法。
不能違反法律、法規的強制性規定當然是常識，符合企業自身工作性質與工作條件也是必須，但同時還要符合公序良俗，企業文化必定要有人文關懷的光輝才更讓人認同，有悖常理、不近人情或者過于嚴苛的制度內容，不僅無效，一旦涉及仲裁或訴訟，因其違法性，極易引起仲裁員或法官對用人單位的反感。
另外，“員工手冊”的內容既要細致、全面，也要明確、嚴謹，比如對員工的行為處罰必須采用列舉式，遲到多久、幾次對應什么樣的處罰，累計幾次可升級到上一級處罰；避免使用情節嚴重、惡劣影響等模糊用詞。畢竟可操作性是對“員工手冊”內容的基本要求之一。
3、“員工手冊”要向員工公示。
最有效的公示方式，是在員工入職時即進行培訓，將“員工手冊”交員工閱讀、研習，之后簽字確認知悉、認可并愿意遵守，以此作為勞動合同的附件。
此外，以電子郵件、微信等發送給員工，要求員工做出回復，也是一種向勞動者公示的方式。還有的企業會采用問卷的方式，讓員工學習、獲知并同意遵守員工手冊的內容也可。總之，確保每一個人都知曉，是保證“員工手冊”具有法律效力的必要條件，讓員工親自簽收，對用人單位來說，是比較容易的舉證方式，應當盡量采用。
另外，“員工手冊”應當具有保密性。
“員工手冊”作為用人單位的“最高綱領”，規定了勞動者的權利與義務，包含了薪酬福利、考核晉升、財務 制度等核心問題，應屬對外保密事項，簽收、認同了“員工手冊”的員工，同時也負有了保密義務。
無規矩不成方圓，企業管理必定要遵循一定的章法。“員工手冊”就可看做是企業的內部“憲法”，既能明示 規章制度、規范員工行為，又可彰顯企業文化、增加企業凝聚力。一部合法有效具有指導意義的“員工手冊”，至關重要。
